Zahlungsarten einrichten

Zahlungsarten bieten in Expense Management eine praktische Möglichkeit, verschiedene Ausgaben zu kategorisieren und zu verfolgen. Sie sind außerdem einfach zu konfigurieren und können Benutzern zugewiesen werden. Sie können einzelnen Expense-Benutzern oder Expense-Benutzergruppen mehrere Zahlungsarten zuweisen und so die Verwaltung von Ausgaben von verschiedenen Kreditkarten oder verschiedenen Arten von Barzahlungen vereinfachen.

Darüber hinaus verfügt Expense Management über eine Auswahl an Symbolen, die Sie Ihren Zahlungsarten zuweisen können, um die Referenz und Erkennung intuitiver zu gestalten und somit die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Wenn ein bestimmtes Symbol, das Sie benötigen, nicht verfügbar ist, können Sie es anfordern, indem Sie ein Support-Ticket öffnen. Die Symbole können derzeit nur in der Expense Mobile App angezeigt werden.

Als Expense-Administrator können Sie den Continia-Benutzerkreditkartendatensatz korrigieren, wenn eine falsche Benutzer-ID oder Zahlungsart zugewiesen wurde, auch wenn Banktransaktionen vorhanden sind. Sie können auch die Einrichtung auf der Karte Zahlungsart ändern, beispielsweise Buchungs- und Zwischenbuchungskonten.

Eine Zahlungsart erstellen

So erstellen Sie eine Zahlungsart:

1. Suchen Sie nach Zahlungsformen und wählen Sie den entsprechenden Link aus.

2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Neu.

3. Geben Sie Informationen für die folgenden Felder ein:

   Feld	Beschreibung
   Code	Geben Sie den Code zur Identifizierung der Zahlungsart an.
   Beschreibung	Geben Sie eine Beschreibung der Zahlungsart an.
   Auswählbar	Wählen Sie aus, ob Benutzer mit dieser Zahlungsart Belege erstellen können. Wenn die Option auf „Nein“ gesetzt ist, müssen Benutzer warten, bis Belege erstellt und an sie weitergeleitet werden.
   Übertrage Belege in MW	Gibt an, ob Benutzer Belege in der Mandantenwährung (MW) einreichen müssen.
   Methode	Wählen Sie aus, wie mit Belegen für diese Zahlungsart verfahren werden soll: Buchung auf einen Mitarbeiter – Belege werden auf das Konto des Expense-Benutzers gebucht und das Unternehmen erstattet dem Benutzer die Ausgaben. Buchung auf ein Buchungskonto - Belege werden auf einem Geschäftskonto gebucht. Wenn diese Option ausgewählt ist, geben Sie den Typ und die Nummer des Kontos an
   Buchungskonto	Diese Einrichtungsoption wird verwendet, wenn Beim Import buchen auf der Seite Expense Management Einrichtung aktiviert ist. Wählen Sie aus, wie importierte Transaktionen für diese Zahlungsart gebucht werden sollen: Art – importierte Transaktionen werden auf den ausgewählten Kontotyp gebucht. Es wird empfohlen, Bankkonto auszuwählen, da dies die Zuordnung der monatlichen Kontoauszüge von Kreditkartenanbietern erleichtert. Nr. – wählen Sie das Konto aus, auf das importierte Transaktionen gebucht werden.
   Interimsbuchung	Dies sind die Einrichtungsoptionen für das Gegenkonto, das mit der Einrichtung des Buchungskontos verknüpft ist. Wählen Sie aus, wie importierte Transaktionen für diese Zahlungsart auf das Gegenkonto gebucht werden sollen: Art – standardmäßig können Sie nur Sachkonto auswählen. Nr. – Wählen Sie die Sachkontonummer aus. Wenn ein Kreditkartenbeleg gebucht wird, wird das Zwischenkonto ausgeglichen und der Kreditkartenbeleg wird auf das Buchungskonto der Belegart gebucht.
   Erstelle Beleg aus Banktransaktion	Legt fest, ob Belege automatisch auf Basis von Transaktionen erstellt werden.
   Zuordnungstoleranz	Dies wird verwendet, wenn Expense-Benutzer Kreditkartenausgaben erstellen, die sofort übermittelt werden, ohne dass die Kreditkartentransaktion importiert wurde. Diese Kreditkartenausgaben werden mit dem Status Offen in Business Central angezeigt und warten darauf, mit den Kreditkartentransaktionen abgeglichen zu werden. Sie können sowohl für das Datum (in Tagen) als auch für den Betrag (in Prozent) eine Übereinstimmungstoleranz festlegen. Aus Erfahrung und um den Prozess so weit wie möglich zu automatisieren, wird empfohlen, die Zuordnungstoleranzen auf 2 Tage und 2 Prozent festzulegen, da eine zu niedrige Einstellung der Zuordnungstoleranzen, beispielsweise 0, dazu führt, dass Sie die meisten Ausgaben manuell zuordnen müssen.
   Beleg zuweisen	Legt fest, wie Belege den Transaktionen zugeordnet werden. Die Optionen sind: Nicht erforderlich – verwenden Sie diese Option, wenn die Bank des Kunden keine Transaktionen an Continia Expense Management senden kann. In solchen Fällen ist ein manueller Import der Transaktionen vor der Genehmigung und Buchung der Belege erforderlich. Erforderlich ab Datum – wählen Sie diese Option, wenn Sie ab einem bestimmten Datum Transaktionen erwarten. Bis zu diesem Datum ist ein Abgleich von Belegen und Transaktionen nicht erforderlich. Immer erforderlich – mit dieser Option müssen Ausgaben mit dieser Zahlungsart einer Transaktion zugeordnet werden, bevor sie genehmigt und gebucht werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Transaktionen den entsprechenden Belegen zugeordnet werden.

Einem Expense-Benutzer eine Zahlungsart zuweisen

So weisen Sie einem Expense-Benutzer eine Zahlungsart zu:

1. Suchen Sie nach Continia Benutzereinrichtung und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie einen Expense-Benutzer aus.
3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Zahlungsarten aus.
4. Von hier aus können Sie Zahlungsarten auf zwei Arten zuordnen:
   • Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Zahlungsarten hinzufügen und wählen Sie eine Zahlungsart aus, um sie diesem Expense-Benutzer zuzuweisen. Sie können mehrere Zahlungsarten hinzufügen.
   • Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Zahlungsartenzuordnung bearbeiten. Wählen Sie in der Spalte Zahlungsart im ersten leeren Feld eine Zahlungsart aus, um sie diesem Expense-Benutzer zuzuweisen. Sie können mehrere Zahlungsarten hinzufügen. {% hint style="success" %} Während Sie neue Expense-Benutzer erstellen, können Sie ihnen mithilfe der Aktion Zahlungsarten in der Aktionsleiste auch Zahlungsarten aus der Continia Benutzereinrichtung Karte zuweisen. {% endhint %}

Einer Expense-Benutzergruppe eine Zahlungsart zuweisen

So weisen Sie einer Expense-Benutzergruppe eine Zahlungsart zu:

1. Suchen Sie nach Expense Benutzergruppe und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie eine Expense-Benutzergruppe aus.
3. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Zahlungsarten.
4. Wählen Sie unter Zahlungsart eine Zahlungsart aus. Wiederholen Sie diesen Schritt im nächsten leeren Feld für jede Zahlungsart, die Sie einer bestimmten Expense-Benutzergruppe hinzufügen möchten.

Expense-Benutzer oder Expense-Benutzergruppen einer Zahlungsart zuweisen

So weisen Sie einer Zahlungsart Expense-Benutzer oder Expense-Benutzergruppen zu:

1. Suchen Sie nach Zahlungsformen und wählen Sie den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie eine Zahlungsart aus.
3. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Zahlungsart > Effektive Benutzer.
4. Auf der Seite Continia-Benutzer können Sie einer Zahlungsart so viele Expense-Benutzer und Expense-Benutzergruppen hinzufügen, wie Sie möchten.

Buchung konfigurieren

So legen Sie die Buchungsmethode und das Buchungskonto fest:

1. Suchen Sie nach Zahlungsformen und wählen Sie den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie unter Buchung im Dropdown-Menü Methode den Eintrag Buchung auf ein Buchungskonto.
3. Wählen Sie unter Buchungskonto aus dem Dropdown-Menü Art aus. Folgende Optionen sind verfügbar:
   • Sachkonto – Sie können nur mit Bankkontoabstimmung - Expense Management abstimmen.
   • Kreditor – Sie können nur mit der Bankkontoabstimmung - Expense Management abstimmen und müssen Rechnungen buchen. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie keine Abrechnungen verwenden.
   • Bankkonto – Sie können sowohl die Standard-Bankkontoabstimmung als auch die Bankkontoabstimmung – Expense Management zum Abstimmen verwenden.

Informationen zum Thema

Expense-Benutzergruppen für Expense Management einrichten
Expense-Benutzereinrichtung für Expense Management