Belege aus Kreditkartentransaktionen erstellen

Wenn Kreditkartentransaktionen importiert wurden (entweder automatisch durch Einrichten eines automatischen Imports oder manuell), können in Expense Management automatisch neue Belege aus den Transaktionen erstellt werden. Sie können Expense Management auch so einrichten, dass Transaktionen mit Belegen abgeglichen werden sollen, die bereits vom Karteninhaber erstellt wurden. Dies wird für jede Zahlungsart individuell konfiguriert.

Voraussetzungen

Um die automatische Erstellung von Belegen aus Kreditkartentransaktionen einzurichten, ist Folgendes erforderlich:

• Es muss mindestens eine Zahlungsart eingerichtet sein.

Belege automatisch erstellen

Wenn für eine Zahlungsart Erstelle Beleg aus Banktransaktion aktiviert ist, erstellt Expense Management immer automatisch neue Belege aus Transaktionen und sendet sie an den Karteninhaber. Dieser kann dann Belegbilder anhängen und die Ausgabe kategorisieren.

Datum, Währung, Betrag und Beschreibung einer Transaktion werden dem Beleg immer hinzugefügt.

Um eine Zahlungsart so einzurichten, dass aus Transaktionen automatisch Belege erstellt werden, müssen Sie zunächst einem Benutzer eine Karte zuweisen:

1. Suchen Sie nach Banktransaktionseingang - Expense Management und wählen Sie den entsprechenden Link aus. Sie können auf diesen Eingang auch über den Stapel Banktransaktionseingang - Expense Management im Rollencenter zugreifen.
2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Weise Kreditkarte dem Benutzer zu.
3. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Continia-Benutzer-IDs den Benutzer aus, dem Sie eine Karte zuweisen möchten.
4. Im Dialogfenster mit der Frage Der Kreditkarte muss eine Zahlungsart zugeordnet sein. Möchten Sie fortfahren?, wählen Sie Ja.
5. Wählen Sie in der Liste der Zahlungsarten die Kreditkarte aus, die Sie dem in Schritt 2 ausgewählten Benutzer zuweisen möchten.

Expense Management führt eine Synchronisierung durch und überprüft, ob importierte Transaktionen einem der eingereichten Kreditkartenbelege zugeordnet werden können. Wenn keine Übereinstimmungen möglich sind, erstellt Expense Management neue Belege und sendet sie an die Benutzer.

Sie müssen das oben beschriebene Verfahren nur beim ersten Importieren von Transaktionen für die ausgewählte Kreditkarte durchführen.

Belege manuell erstellen

Wenn Sie Belege lieber manuell erstellen möchten, folgen Sie der Anleitung unten. Die manuelle Methode bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie bei der ersten Verwendung von Expense Management Kreditkartentransaktionen löschen möchten, die mit einer anderen Lösung als Expense Management verarbeitet wurden.

Dieser manuelle Prozess ermöglicht es auch, Abstimmungsregeln einzurichten, um Belegarten zuzuweisen oder Transaktionen vom Belegerstellungsprozess auszuschließen.

1. Suchen Sie nach Banktransaktionseingang - Expense Management und wählen Sie den entsprechenden Link aus. Sie können auf diesen Eingang auch über den Stapel Banktransaktionseingang - Expense Management im Rollencenter zugreifen.
2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Weise Kreditkarte dem Benutzer zu.
3. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Continia-Benutzer-IDs den Benutzer aus, dem Sie eine Karte zuweisen möchten.
4. Im Dialogfenster mit der Frage Der Kreditkarte muss eine Zahlungsart zugeordnet sein. Möchten Sie fortfahren?, wählen Sie Ja.
5. Wählen Sie in der Liste der Zahlungsarten die Kreditkarte aus, die Sie dem in Schritt 2 ausgewählten Benutzer zuweisen möchten.

Jetzt werden alle Kreditkartentransaktionen, die sich auf die ausgewählte Kreditkarte beziehen, in die Warteschlange Nicht abgestimmt im Rollencenter verschoben. Wenn Sie stattdessen über die Suche auf Ihre nicht abgeglichenen Transaktionen zugreifen möchten, suchen Sie nach Banktransaktionen – Expense Management und wählen Sie den entsprechenden Link aus.

Von hier aus können Sie die Transaktion manuell einem vorhandenen Beleg zuordnen oder einen neuen Beleg erstellen, indem Sie Ausgaben abgleichen oder erstellen auswählen. Der Beleg wird automatisch in der Mobile Expense App des Karteninhabers angezeigt, wo er Bilder anhängen und zusätzliche Informationen hinzufügen und den Beleg dann zur Genehmigung senden kann.

Informationen zum Thema

Zahlungsarten einrichten
Automatischer Import von Kreditkartentransaktionen