Belegdaten mit der KI-Belegerkennung erfassen

Die KI-Belegerkennung ist eine erweiterte Funktion, die Daten aus gescannten Anhängen wie Quittungen und Rechnungen erkennt und erfasst, wodurch die manuelle Eingabe erheblich reduziert wird. Machen Sie ein Foto von Ihrem Beleg oder senden Sie eine PDF-Rechnung aus anderen Apps oder Geräten. Anschließend übernimmt die KI-Belegerkennung die automatische Identifizierung und Extraktion relevanter Daten. Durch die direkte Erfassung von Daten aus gescannten Belegen und PDF-Anhängen mithilfe modernster optischer Zeichenerkennung (OCR) spart Ihnen die KI-Belegerkennung viel Zeit, minimiert Fehler und rationalisiert den Spesenabrechnungsprozess im Allgemeinen.

Unabhängig davon, ob Sie sie für die eigentlichen Anhänge oder digitale PDFs verwenden, sorgt die KI-Belegerkennung dafür, dass die Spesenabrechnung schnell, genau und problemlos erfolgt. Sie ist für die Verwendung mit Belegen aus allen Ländern konzipiert, unabhängig von der Herkunft, und funktioniert sowohl mit der Continia Expense App als auch mit dem Continia Expense Portal.

Welche Daten werden erfasst?

Für jeden Beleg identifiziert und füllt die KI-Belegerkennung automatisch Daten für die folgenden Felder aus:

• Betrag
• Währung
• Belegdatum
• Zahlungsart
• Beschreibung (Händler)
• MwSt.-Betrag (wenn dieses Feld auf der Seite Konfigurierte Felder hinzugefügt wurde, finden Sie weitere Informationen unter Felder einrichten in Continia Expense Management).
• Verschiedene ESG-Felder, abhängig vom Wert des Felds Belegart:
  • Strom (kWh)
  • Teilnehmer
  • Kraftstoffmenge
  • Anzahl der Nächte
  • Zurückgelegte Entfernung
  • Abflugflughafen
  • Zielflughafen
  • Rückfahrt
  • Abfahrtshafen
  • Zielhafen
  • Vom Bahnhof
  • Zum Bahnhof

Daten mit der Expense App erfassen

Mit der KI-Belegerkennung können Sie Belegdaten mithilfe der Expense App erfassen, indem Sie in der App ein Foto Ihrer Belege machen.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Expense App und tippen Sie auf Neuer Beleg.
2. Tippen Sie in der Symbolreihe oben auf das Kamerasymbol, um auf die Kamera Ihres Telefons zuzugreifen.
3. Machen Sie ein Foto des Belegs und tippen Sie auf Foto verwenden. Anschließend wird das Foto im Beleg beigefügt, und die Belegdaten werden automatisch erfasst und in die entsprechenden Felder des Belegs eingetragen.
4. Tippen Sie auf Belegart, um die Liste der Belegarten zu öffnen, und wählen Sie dann die entsprechende aus.
5. Wischen Sie über die Schaltfläche Übertragen, um den Beleg zu übermitteln.

Der Beleg wird anschließend zur Genehmigung eingereicht.

Daten mit dem Expense Portal erfassen

Es ist im Expense Portal nicht möglich, Ihre Belege abzufotografieren. Darüberhinaus funktioniert die Erfassung der Belegdaten im Portal aber genauso reibungslos wie in der App.

So erfassen Sie Daten im Expense Portal mithilfe der KI-Belegerkennung:

1. Klicken Sie oben im blauen Band auf Belege.
2. Klicken Sie in der oberen linken Ecke auf Neu, um einen Beleg zu erstellen.
3. Sie haben die folgenden Optionen:
   • Suchen Sie den entsprechenden Beleg in Ihrem Dateibrowser und ziehen Sie ihn in das Drag-and-Drop-Feld auf der rechten Seite.
   • Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Anhänge, um die Liste der hochgeladenen Anhänge zu öffnen. Suchen Sie in der Liste nach dem Anhang, den Sie dem Beleg hinzufügen möchten, und wählen Sie dann Hinzufügen aus, um den Anhang hinzuzufügen.
4. Die Belegdaten werden automatisch erfasst und in die entsprechenden Felder des Belegs eingetragen. Füllen Sie die restlichen Angaben manuell aus.
5. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Übermitteln, um den Beleg einzureichen.

Der Beleg wird anschließend zur Genehmigung eingereicht.

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