Bearbeitungsgebühren und Kreditkartenzahlungen

Für im Ausland getätigte Käufe im Rahmen von Finanztransaktionen erheben Banken üblicherweise Jahres- oder Transaktionsgebühren. Diese Gebühren sind häufig in regulären Belegen und Kauftransaktionen enthalten, sodass es schwierig ist, sie voneinander zu unterscheiden.

Expense Management kann helfen, bestimmte Transaktionen von der Buchung auszuschließen, indem Abstimmungsregeln angewendet und diese einer bestimmten Belegart zugewiesen werden. Mit dieser Funktion können Transaktionen anhand bestimmter Schlüsselwörter identifiziert werden, und Expense Management schließt diese Transaktionen dann vom Buchungsprozess aus.

Diese Funktionalität ist insbesondere bei Transaktionen mit Gebühren nützlich. Kreditkartengebühren gelten beispielsweise nicht als Ausgaben und der Buchhalter möchte sie möglicherweise vorübergehend ausschließen und sie beim Erhalt der Rechnungen von den Kreditkartenanbietern separat behandeln.

Continia Expense Management bietet zwei Methoden zum Ausschließen solcher Gebühren:

• Verwalten Sie sie manuell in Ihrer Finanzabteilung und schließen Sie sie von Continia Expense Management aus.
• Richten Sie Unternehmensrichtlinien ein, um den Bearbeitungsprozess automatisch zu optimieren, und konfigurieren Sie diese so, dass keine Anhänge erforderlich sind.

Bestimmte Transaktionen ausschließen

Um Gebühren automatisch auszuschließen, können Sie eine separate Belegart speziell für Gebühren erstellen und so konfigurieren, dass Transaktionen ausgeschlossen werden. Darüber hinaus können Sie die Funktion Ausblenden für Expense Benutzer aktivieren, um zu verhindern, dass Benutzer versehentlich Belege für Gebühren erstellen.

Um dies einzurichten, müssen Sie zunächst die Gebühr ermitteln. Sie können beispielsweise nach dem Text suchen, der das Wort „Gebühr“ enthält, oder nach einer Eintrags-ID mit einer eindeutigen Kennung. Hier sind zwei Beispiele:

• Mastercard Smartdata-Gebühren – diese werden als „Finanzielle Anpassungen“ bezeichnet; Sie können nach dieser Bezeichnung oder der Postenart 5900 filtern.
• Danske Bank Telekort-Gebühren – diese Gebühren, einschließlich Kreditkartengebühren für Käufe außerhalb der EU, werden unter Postenart 5100 gebucht. Darüber hinaus sendet die Danske Bank veraltete Transaktionen mit einer bestimmten Kartennummer, die als Filterkriterium verwendet werden kann.

Gebühren automatisch ausschließen

So schließen Sie Gebühren automatisch aus:

1. Suchen Sie nach Belegarten und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Neu, um eine separate Belegart für Gebühren hinzuzufügen.

3. Fügen Sie einen Namen und eine Beschreibung hinzu.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Transaktionen ausschließen und füllen Sie die anderen relevanten Felder aus:

   • Code – Geben Sie den Code an, zum Beispiel FEE.
   • Beschreibung – Fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Beispiel: „Gebühren und Kosten“.
   • Suchbegriff – Fügen Sie einen Suchbegriff hinzu. Beispiel: „Gebühren und Kosten".
   • Ausblenden für Expense Benutzer – Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Belegart in der App und im Portal ausgeblendet. Zum Beispiel, wenn Sie möchten, dass die Gebühr nur von Buchhaltern bearbeitet wird.
   • Transaktionen ausschließen – Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, werden durch die Banktransaktion keine Belege erstellt.

Regel hinzufügen

Um die Gebühr zu identifizieren, müssen Sie eine Regel hinzufügen:

1. Suchen Sie () nach Banktransaktionen und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Abstimmungsregeln.

3. Auf der Seite Bankenabstimmungsregeln können Sie mit einer ID eine neue Regel zum Ermitteln der Gebühr hinzufügen. Um beispielsweise die Telekort-Gebühren der Danske Bank auszuschließen, definieren Sie folgende Regel:

   • Regelnr. – Fügen Sie eine Regelnummer hinzu, um festzulegen, wann die Regel angewendet werden soll.

   • Feldnr. – Fügen Sie die Feldnummer hinzu, auf die die Regel angewendet werden soll.

   • Feldname - Geben Sie den Namen des Felds an, das für die Regel ausgewählt wurde.

   • Wert – Fügen Sie den Wert hinzu, für den die Regel gelten soll. In diesem Beispiel 5100.

   • Belegart – Fügen Sie GEBÜHR hinzu, um die Ausgabe zu kategorisieren.

Ausgeschlossene Transaktionen anzeigen

Wenn ein Beleg mit dem Suchbegriff „Gebühr“ oder der angegebenen Regel für die Buchungsart übereinstimmt, wird ihm automatisch die Belegart Gebühr zugewiesen und er wird von der weiteren Verarbeitung im System ausgeschlossen. Obwohl sie in der Tabelle für Banktransaktionen verbleibt, wird nun durch den voreingestellten Filter ausgeblendet und es wurden daher für diese ausgeschlossenen Transaktionen keine Buchungen im Hauptbuch generiert.

So zeigen Sie die ausgeschlossenen Transaktionen an:

1. Suchen Sie () nach Banktransaktionen und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Filterbereich anzeigen.

3. Navigieren Sie im Bereich „Ansichten“ zu Eintrag ausschließen und stellen Sie das Dropdown-Feld auf Nein ein.

Den Prozess für Bearbeitungsgebühren automatisieren

Durch Anpassen der Einstellungen zum Verwalten von Gebühren können Sie den Prozess zur Gebührenverwaltung automatisieren und die Notwendigkeit von Anhängen sowie der Anwendung von Unternehmensrichtlinien umgehen.

So schließen Sie Gebühren mithilfe optionaler Anhänge aus:

1. Suchen Sie nach Belegarten und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Neu, um eine separate Belegart speziell für Gebühren hinzuzufügen.

3. Fügen Sie einen Namen und eine Beschreibung hinzu und setzen Sie die Spalte Anhang auf Optional:

   • Code – Geben Sie den zu verwendenden Code an, zum Beispiel GEBÜHREN.
   • Beschreibung – Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, z. B. „Zu buchende Gebühren".
   • Suchbegriff – Fügen Sie einen Suchbegriff hinzu, beispielsweise „Zu buchende Gebühren".
   • Anhang – Geben Sie an, ob das Unternehmen einen Anhang verlangt. Die Optionen sind: Empfohlen, Obgligatorisch und Optional. Um Gebühren automatisch auszuschließen, wählen Sie Optional aus.
   • Ausblenden für Expense Benutzer – Wählen Sie diese Option, wenn Sie verhindern möchten, dass Benutzer sie versehentlich verwenden.

4. Suchen Sie nach Unternehmensrichtlinien und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

5. Fügen Sie eine neue Richtlinie hinzu, um Ausgaben unter einem bestimmten Betrag automatisch zu genehmigen. Beispielsweise würde eine Richtlinie zur automatischen Genehmigung von Belegen unter 1000 Euro wie folgt aussehen:

   • Benutzerart – Benutzergruppe
   • Benutzercode - INT
   • Aktion - Dokumente unter 1000 Euro automatisch genehmigen.
   • Betrag - 1.000, 00

6. Suchen Sie () nach Banktransaktionen und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

7. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Abstimmungsregeln.

8. Auf der Seite Bankenabstimmungsregeln können Sie mit einer ID eine neue Regel zum Ermitteln der Gebühr hinzufügen. Um beispielsweise die Telekort-Gebühren der Danske Bank auszuschließen, fügen Sie Folgendes hinzu:

   • Regelnr. – Fügen Sie die Regelnummer hinzu, um festzulegen, wann die Regel angewendet werden soll.

   • Feldnr. – Fügen Sie die Feldnummer hinzu, auf die die Regel angewendet werden soll.

   • Feldname – Geben Sie den Namen des Felds an, das für die Regel ausgewählt wurde.

   • Wert – Fügen Sie den Wert hinzu, für den die Regel gelten soll (in diesem Beispiel ist der Wert „Fee“).

   • Belegart – Fügen Sie FEES TO POST hinzu, um die Ausgabe zu kategorisieren.

Expense Management scannt anschließend alle Banktransaktionen und gleicht sie anhand des Schlüsselworts „Gebühr“ oder einer anderen angegebenen Regel für die Postenart ab. Nach der Zuordnung wird den Transaktionen eine Belegart zugewiesen, z. B. GEBÜHREN. Wie in Schritt 3 erwähnt, ist kein Anhang erforderlich. Daher werden die Belege nicht an den Expense-Benutzer gesendet.

Anschließend wird die konfigurierte Unternehmensrichtlinie angewendet und sowohl der Beleg als auch die Banktransaktion werden auf Freigegeben gesetzt. Sie können dann gebucht werden.

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