Genehmigungsanforderungen weiterleiten oder ablehnen

Dieser Artikel beschreibt die Funktion zur Weiterleitung der Genehmigung in Continia Document Capture, mit der Sie die Genehmigung eines Belegs an einen anderen Benutzer delegieren können. Vorausgesetzt, die Genehmigungsbenutzer sind entsprechend konfiguriert, ist diese Funktionalität sowohl in Microsoft Dynamics 365 Business Central als auch im Continia Web Approval Portal verfügbar.

Voraussetzungen für die Genehmigungsweiterleitung

Bevor Sie die Funktion zur Weiterleitung von Genehmigungen nutzen können, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Aktivieren Sie das Modul Genehmigungen. Informationen hierzu finden Sie unter Continia Lösungen verwalten (Online).
• Konfigurieren Sie Genehmigungsbenutzer in Document Capture. Weitere Informationen finden Sie unter Continia Benutzereinrichtung für Genehmigungen.
• Optional: Fügen Sie diese Benutzer zur Liste Genehmigungsweiterleitung hinzu. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Benutzerspezifische Listen von Genehmigern für die Genehmigungsweiterleitung erstellen.

So leiten Sie eine Genehmigung in Business Central weiter

So delegieren Sie eine Genehmigung an einen anderen Benutzer in Business Central:

1. Klicken Sie im Rollencenter unter Continia Document Capture-Aktivitäten auf den Stapel Rechnungen zur Genehmigung.
2. Klicken Sie auf der Seite Einkaufsrechnungen auf die Einkaufsrechnung, deren Genehmigung Sie weiterleiten möchten.
3. Klicken Sie auf der Seite Einkaufsrechnung in der Aktionsleiste auf Genehmigen > Weiterleiten.
4. Je nach Konfiguration stehen Ihnen bis zu drei Weiterleitungsoptionen zur Verfügung – jede mit unterschiedlichen Auswirkungen auf den Genehmigungsprozess:

• Genehmigen & Weiterleiten – Beleg genehmigen und zur weiteren Genehmigung an einen anderen Benutzer weiterleiten. Ihr Genehmigungsposten ist als „genehmigt“ markiert, und ein neuer Genehmigungsposten wird nach dem genehmigten Posten im ursprünglichen Ablauf für den Genehmiger eingefügt, an den er weitergeleitet wurde.
• Ohne Genehmigung weiterleiten – Der Beleg wird an einen anderen Benutzer zur Genehmigung weitergeleitet, ohne dass Sie ihn genehmigen. Ihr Genehmigungsposten wird durch einen Posten des Benutzers ersetzt, an den er weitergeleitet wurde.
• Weiterleiten und zur Genehmigung an mich zurück – Der Beleg wird an einen anderen Benutzer zur Genehmigung weitergeleitet und anschließend an Sie zur weiteren Genehmigung zurückgesendet. Vor Ihrem eigenen Genehmigungsposten wird ein Genehmigungsposten des Benutzers eingefügt, an den die Genehmigung weitergeleitet wurde. Dieser neue Posten ist auf „offen“ gesetzt, und der zuvor offene Posten ist auf „erstellt“ gesetzt.

5. Wählen Sie den Benutzer aus, an den die Genehmigung weitergeleitet werden soll, und klicken Sie dann auf OK.

So leiten Sie eine Genehmigung im Web Approval Portal weiter

So delegieren Sie eine Genehmigung an einen anderen Benutzer im Web Approval Portal:

1. Melden Sie sich am Web Approval Portal an. Wenn Sie nicht das mandantenübergreifende Dashboard verwenden, wechseln Sie zu dem Mandanten, für den Sie eine Genehmigung weiterleiten möchten.

2. Wählen Sie den Beleg aus, der Ihre Genehmigung erfordert, indem Sie ihn in der Spalte auswählen und dann im Aktionsmenü auf Weiterleiten klicken. Alternativ können Sie den Beleg öffnen, indem Sie auf Typ, Name, Beschreibung oder andere Felder klicken.

   Tipp

   Wenn Sie Dokumente über die Spalte auswählen, können Sie mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten.

3. Wählen Sie den Benutzer aus, an den Sie die Genehmigung weiterleiten möchten.

4. Je nach Konfiguration stehen Ihnen bis zu drei Weiterleitungsoptionen zur Verfügung – jede mit unterschiedlichen Auswirkungen auf den Genehmigungsprozess:

• Genehmigen & Weiterleiten – Beleg genehmigen und zur weiteren Genehmigung an einen anderen Benutzer weiterleiten. Ihr Genehmigungsposten ist als „genehmigt“ markiert, und ein neuer Genehmigungsposten wird nach dem genehmigten Posten im ursprünglichen Ablauf für den Genehmiger eingefügt, an den er weitergeleitet wurde.
• Ohne Genehmigung weiterleiten – Der Beleg wird an einen anderen Benutzer zur Genehmigung weitergeleitet, ohne dass Sie ihn genehmigen. Ihr Genehmigungsposten wird durch einen Posten des Benutzers ersetzt, an den er weitergeleitet wurde.
• Weiterleiten und zur Genehmigung an mich zurück – Der Beleg wird an einen anderen Benutzer zur Genehmigung weitergeleitet und anschließend an Sie zur weiteren Genehmigung zurückgesendet. Vor Ihrem eigenen Genehmigungsposten wird ein Genehmigungsposten des Benutzers eingefügt, an den die Genehmigung weitergeleitet wurde. Dieser neue Posten ist auf „offen“ gesetzt, und der zuvor offene Posten ist auf „erstellt“ gesetzt.

5. Geben Sie bei Bedarf einen Kommentar ein. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

So lehnen Sie eine Genehmigung in Business Central ab

So lehnen Sie eine Genehmigungsanforderung in Business Central ab:

1. Klicken Sie im Rollencenter unter Continia Document Capture-Aktivitäten auf den Stapel Rechnungen zur Genehmigung.
2. Klicken Sie auf der Seite Einkaufsrechnungen auf die Einkaufsrechnung, die Sie ablehnen möchten.
3. Klicken Sie auf der Seite Einkaufsrechnung in der Aktionsleiste auf Ablehnen > Weiterleiten.

So lehnen Sie eine Genehmigung im Web Approval Portal ab

So lehnen Sie eine Genehmigungsanfrage im Web Approval Portal ab:

1. Melden Sie sich am Web Approval Portal an. Wenn Sie nicht das mandantenübergreifende Dashboard verwenden, wechseln Sie zu dem Mandanten, für den Sie eine Genehmigung weiterleiten möchten.

2. Wählen Sie den Beleg aus, dessen Genehmigungsanforderung Sie ablehnen möchten, indem Sie ihn in der Spalte auswählen, und klicken Sie dann im Aktionsmenü auf Ablehnen. Alternativ können Sie den Beleg öffnen, indem Sie auf Typ, Name, Beschreibung oder andere Felder klicken.

   Tipp

   Wenn Sie Dokumente über die Spalte auswählen, können Sie mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten.

Szenarien

Im ersten Szenario umfasst der Genehmigungsprozess zwei Genehmiger: Robin und Ester.

• Robin genehmigt die Anforderung, die dann an Ester weitergeleitet wird.
• Ester lehnt die Anforderung ab.
• Folglich wird die Genehmigung abgelehnt – und die Genehmigungsanforderung wird als Abgelehnt gekennzeichnet.

Im zweiten Szenario besteht der Genehmigungsprozess aus drei Personen: Robin, Lina und Ester.

• Robin genehmigt die Anforderung, die dann an Lina weitergeleitet wird.
• Lina hat mehrere Optionen:
  • Ablehnen – Die Anfrage wird als abgelehnt markiert.
  • Genehmigen – Die Anforderung wird an Ester weitergeleitet, die sie genehmigen oder ablehnen kann.
  • Genehmigen und weiterleiten – Der Posten wird als Genehmigt markiert und ein neuer Posten für den von Lina ausgewählten Genehmiger wird nach dem aktuellen Posten eingefügt. Wenn diese Person die Anforderung genehmigt, wird sie an Ester weitergeleitet – die diese dann genehmigen oder ablehnen kann.
  • Weiterleiten ohne Genehmigung – Der Genehmigungsposten wird geändert, um widerzuspiegeln, dass er nun dem ausgewählten Genehmiger zugewiesen ist.
  • Weiterleiten und zur Genehmigung an mich zurück – Ein neuer Genehmigungsposten mit dem Status Offen wird dem ausgewählten Genehmiger zugewiesen. Wenn diese Person die Anforderung genehmigt, wird sie an Lina weitergeleitet – die diese dann genehmigen oder ablehnen kann. Wenn Lina die Anforderung genehmigt, wird sie an Ester weitergeleitet – die diese dann genehmigen oder ablehnen kann.