Belege aufteilen und zusammenführen
Einige der Dateien, die Sie scannen oder empfangen, bestehen möglicherweise aus mehreren Belegen, die in einer einzigen Datei zusammengefasst sind. Beispielsweise kann Ihnen ein Kreditor eine PDF-Datei mit mehreren Einkaufsrechnungen senden. In solchen Fällen können Sie die PDF-Datei in Continia Document Capture in mehrere separate Belege aufteilen.
Es ist auch möglich, zwei oder mehr separate PDF-Dateien zu einem einzigen Dokument zusammenführen. Dies ist beispielsweise dann notwendig, wenn Sie eine Rechnung mit Verkaufsbedingungen oder anderen zur Rechnung gehörenden Anlagen erhalten. Document Capture kann diese Anhänge mit der Rechnung zusammenführen, sodass keine separaten Belege im Belegjournal verbleiben.
Hinweis
Durch das Aufteilen und Zusammenführen von PDF-Dokumenten verändern Sie die Originalbelege. Wenn ein Originalbeleg ein Kreditorzertifikat enthält, verliert dieses seine Gültigkeit, sobald der Originalbeleg in mehrere kleinere Dokumente aufgeteilt oder mit anderen Dokumenten zusammengeführt wird.
Belege manuell aufteilen
So teilen Sie einen Beleg manuell auf:
- Suchen Sie (
) nach Belegkategorien und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus. - Klicken Sie auf den Code der entsprechenden Belegkategorie, zum Beispiel EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Dokument > Teilen und zusammenführen.
- Wählen Sie in der Belegliste das Dokument aus, das Sie teilen möchten, und die Seite, ab der das Dokument geteilt werden soll. Beachten Sie, dass Sie die erste Seite des Dokuments nicht als Trennseite auswählen können.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Dokumente trennen. Das Dokument wird in zwei Teile geteilt und die Seite, die Sie ausgewählt haben, wird zur ersten Seite des neuen Dokuments.
Das neue Dokument wird mit einer neuen Belegnummer versehen, die unter Belegnr. in der Liste angezeigt wird.
Hinweis
Nur Belege mit mehreren Seiten können geteilt werden. Einzelne Seiten können nicht aufgeteilt werden.
Belege automatisch aufteilen
Sie können Belege auch automatisch aufteilen, indem Sie die Einstellungen der Einkaufsbelegkategorie entsprechend konfigurieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie () nach Belegkategorien und wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus.
- Öffnen Sie die entsprechende Belegkategorie. Um beispielsweise die Kategorie für Einkaufsbelege zu öffnen, wählen Sie die Zeile EINKAUF (nicht den Code EINKAUF, da dadurch das Belegjournal geöffnet wird), und klicken Sie dann auf Bearbeiten in der Aktionsleiste.
- Gehen Sie auf dem Inforegister OCR-Verarbeitung zum Abschnitt PDF-Dokumente aufteilen und aktivieren Sie die Einstellung PDFs automatisch aufteilen. Es werden zusätzliche Optionen angezeigt, die in der Tabelle unten beschrieben werden.
Die folgende zusätzlichen Optionen ermöglichen es Ihnen, festzulegen, wie Ihre Dokumente aufgeteilt werden sollen.
| Option | Definition |
|---|---|
| Leere Seite | Eingehende Belege werden aufgeteilt, wenn darin eine leere Seite erkannt wird. Als leere Seite gilt eine Seite mit weniger als 40 Zeichen. |
| Herkunfts-ID | Eingehende Belege werden aufgeteilt, wenn darin eine Herkunfts-ID erkannt wird. Die Herkunfts-ID wird auf der Seite Belegkategorie unter Herkunftstabelle und Felder in den Feldern Tabellen und Primärschlüsselfeld ausgewählt. Bei Einkaufsrechnungen ist die standardmäßige Herkunfts-ID die Kreditornummer. Das heißt, dass Document Capture eingehende Belege immer dann aufteilt, wenn ein neuer Kreditor identifiziert wird. |
| Trennzeichenfelder | Teilt eingehende Belege auf, sobald ein Trennzeichenfeld erkannt wird. Sie können Ihre eigenen Trennzeichen wie folgt definieren:
Beachten Sie, dass ein Standard-Trennzeichenfeld möglicherweise bereits zugewiesen wurde. Bei Einkaufsrechnungen ist das Standardtrennzeichenfeld die Rechnungsnummer. Das bedeutet, dass Document Capture eingehende Belege immer dann aufteilt, wenn ein anderer Wert im Feld Rechnungsnummer erkannt wird. Die Option Herkunfts-ID ist obligatorisch und wird automatisch aktiviert, wenn Sie Trennzeichen Felder aktivieren. |
| Barcode | Teilt eingehende Belege auf, sobald ein Barcode oder ein QR-Code erkannt wird. Im darunter liegenden, optionalen Feld Barcode Text können Sie Informationen eingeben, die für dieses Feld angewendet werden sollen (siehe unten). |
| Barcode Text | Teilt eingehende Belege auf, wenn ein Barcode oder QR-Code mit diesem Text identifiziert wird, vorausgesetzt, dass die Barcode Option aktiviert ist und Sie einen bestimmten Text im Barcode Text Feld eingegeben haben.
Sie können auch spezielle Symbole/Zeichen verwenden, die als Operatoren bekannt sind, um den Aufteilungswert anzugeben, zum Beispiel wie folgt:
|
Belege manuell zusammenführen
So führen Sie einen Beleg manuell zusammen:
- Suchen Sie () nach Belegkategorien und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
- Klicken Sie auf den Code der entsprechenden Belegkategorie, zum Beispiel EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Dokument > Teilen und zusammenführen.
- Wählen Sie in der Belegliste die Belege aus, die Sie zusammenführen möchten. Auf einem Computer können Sie mehrere Belege auswählen, indem Sie Umschalttaste drücken und klicken.
- Nachdem Sie die Belege ausgewählt haben, die zusammengeführt werden sollen, klicken Sie in der Aktionsleiste auf Zusammenführen. Die Belege werden zu einem Dokument zusammengeführt und die einzelnen Belege werden in der Spalte Name wie folgt umbenannt: Die erste Seite des zusammengeführten Belegs wird entweder in Seite 1 umbenannt oder nach dem Kreditor benannt, während alle folgenden Seiten nach der Seitenzahl benannt werden, also beispielsweise Seite 2, Seite 3 usw.
- Optional: Sie können die Seiten des zusammengeführten Dokuments mit den Optionen Nach oben und Nach unten in der Aktionsleiste neu anordnen.1
Belege automatisch zusammenführen
Sie können Belege auch automatisch zusammenführen, indem Sie die Einstellungen der Vorlagenkarte entsprechend konfigurieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Suchen Sie () nach Belegkategorien und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
- Klicken Sie auf den Code der entsprechenden Belegkategorie, zum Beispiel EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Vorlage > Vorlagenkarte, um die Vorlagenkarte zu öffnen.
- Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein die Einstellung Aus der gleichen E-Mail zusammenführen.
Hinweis
Da es möglich ist, Rechnungen von mehreren Kreditoren an eine einzige E-Mail anzuhängen, muss Document Capture den Kreditor in jedem Beleg identifizieren können, um sie effektiv zusammenführen zu können.
Wichtig
Aus der gleichen E-Mail zusammenführen funktioniert nur, wenn Sie alle Dateien auf einmal über die Aktion Dateien importieren im Rollencenter importieren. Wenn Sie versuchen, mehrere Dateien zusammenzuführen, indem Sie auf die Schaltfläche Bereit zum Importieren klicken und die gewünschten Dateien auf der Seite Scannen & OCR auswählen, führt der Import zu mehreren Dokumenten.
- Die Optionen Nach oben und Nach unten können nur zum Verschieben von Seiten innerhalb eines Dokuments verwendet werden. Einzelne Belege können mit dieser Funktion nicht in der Liste nach oben oder unten verschoben werden.