Dokumentenkontrollprotokoll
Die Protokollierungsfunktion von Secure Archive zeichnet automatisch jeden Schritt bei der Verarbeitung von Belegen auf, die in Continia Document Capture und/oder Continia Expense Management importiert und darin verarbeitet wurden. Wenn solche Belege gebucht werden, wird im Inforegister Allgemein der Dokumentenkarte unter Dokumentenprotokoll eine Meldung angezeigt, die die Anzahl der Protokolleinträge angibt. Wenn an einem Beleg nach der Genehmigung und/oder Buchung Änderungen vorgenommen wurden, wird eine Warnmeldung angezeigt, um darauf hinzuweisen, dass der Beleg und/oder die Anhänge geändert wurden.
Sie können den Status eines gebuchten Belegs anzeigen, indem Sie dessen Dokumentenkarte öffnen und die Meldung unter Dokumentenprotokoll sowie die Seite Zusammenfassung Belegprotokoll prüfen. In vielen Fällen Fällen empfiehlt es sich, eine Stapelprüfung aller relevanten Belege auszuführen, um einen schnellen Überblick darüber zu erhalten, welche Belege Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Eine Stapelprüfung mit dem Dokumentenkontrollprotokoll beinhaltet Folgendes:
- Es wird eine Hashprüfung durchgeführt, um zu ermitteln, ob die Belege nach der Buchung geändert wurden.
- Es wird geprüft, ob Anhänge zwischen der Genehmigung und der Buchung geändert wurden.
- Es wird überprüft, ob Drag-and-Drop-Anhänge nach dem Buchen gelöscht wurden.
Alle Belege, die die definierten Filterkriterien erfüllen, werden in eine farbcodierte Liste aufgenommen, wobei Belege, die eine oder mehrere Prüfungen nicht bestanden haben, rot markiert sind. Auf diese Weise können Sie Probleme bei Belegen leichter identifizieren und Maßnahmen zur Behebung der Probleme ergreifen. Durch die Verwendung des Dokumentenkontrollprotokolls müssen Sie nicht manuell zu jedem einzelnen gebuchten Beleg und seiner Zusammenfassung Belegprotokoll navigieren, um sich über mögliche Probleme zu informieren. Stattdessen können Sie die Liste beliebig aufrufen.
Die auf der Seite Dokumentenkontrollprotokoll angezeigte Liste der Belege enthält mehrere Spalten mit relevanten Belegdetails sowie mehrere Spalten, die sich auf die Belegprüfungen beziehen:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Prüfung fehlgeschlagen | Gibt an, ob der Beleg eine Prüfung nicht bestanden hat. Wenn Ja angezeigt wird, ist der Text sowohl in dieser Spalte als auch in der Spalte Letzte durchgeführte Prüfung rot markiert. |
| Letzte durchgeführte Prüfung | Gibt an, wann die letzte Prüfung durchgeführt wurde. Wenn Sie in der Aktionsleiste Dokumentenüberprüfungen durchführen auswählen, wird dieses Datum aktualisiert. |
| Check Fail Message | Gibt an, warum der Beleg eine Prüfung nicht bestanden hat. Dies ist die gleiche Meldung wie die, die unter Belegprotokoll im Inforegister Allgemein des gebuchten Belegs angezeigt wird. |
| Fehlgeschlagene Prüfung abgeglichen | Gibt an, ob eine fehlgeschlagene Prüfung abgestimmt wurde, von wem und wann. Wenn Sie in der Aktionsleiste Abstimmen auswählen, wird der Text in dieser Spalte aktualisiert und der Text in den Spalten Prüfung fehlgeschlagen und Letzte Prüfung durchgeführt wechselt von Rot zu Schwarz. |
So führen Sie eine Stapelprüfung durch
So führen Sie eine Stapelprüfung durch und definieren einen Filter für die zu prüfenden Belege:
Suchen Sie (
) nach Dokumentenkontrollprotokoll und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.Um eine Stapelprüfung durchzuführen, klicken Sie in der Aktionsleiste auf Dokumentüberprüfungen durchführen. Dadurch wird die Seite Kontrollprotokolleinträge erstellen geöffnet.
Um die Anzahl der Belege einzugrenzen, für die Sie die Prüfung durchführen möchten, können Sie einen Filter anwenden. Unter Ergebnisse anzeigen werden folgende Felder als Standardfilterkombination angezeigt:
- Buchungsdatum
- Kreditorenbuchungsgruppe Um nach verschiedenen Feldern zu filtern, wählen Sie jedes Feld aus, um ein Dropdown-Menü mit allen verfügbaren Feldern zu öffnen, und wählen Sie dann die entsprechenden Felder aus.
Um ein Filterfeld hinzuzufügen, klicken Sie auf Filter hinzufügen und wählen Sie einen Filter aus der Liste aus.
Geben Sie rechts neben jedem ausgewählten Feld unter Geben Sie einen Wert ein den Wert ein, den Sie als Filter verwenden möchten.
Tipp
Beispielsweise können Sie für das Feld Buchungsdatum 0101..T eingeben, um Belege anzuzeigen, die zwischen dem 1. Januar des laufenden Jahres und dem heutigen Datum gebucht wurden.
Optional: Die Durchführung der Prüfung kann lange dauern, wenn Sie viele Belege haben. Wenn Sie den Vorgang für einen späteren Zeitpunkt planen möchten, um Unterbrechungen in Ihrem Arbeitsablauf zu vermeiden, klicken Sie auf Plan..., um die Seite Bericht planen zu öffnen, und wählen Sie anschließend einen geeigneten Zeitpunkt aus. Klicken Sie auf OK, um die Seite zu schließen.
Klicken Sie auf OK, um die Prüfung durchzuführen und zur Seite Dokumentenkontrollprotokoll zurückzukehren.
Anschließend wird die Prüfung durchgeführt und eine Belegliste erstellt. Wenn Sie oben in Schritt 6 Planen ausgewählt haben, wird die Prüfung zum ausgewählten Zeitpunkt durchgeführt.
So erhalten Sie weitere Informationen zu Listeneinträgen
Weitere Informationen zu den einzelnen Einträgen in der Liste finden Sie auf der Seite Dokumentenkontrollprotokoll. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Befolgen Sie die Anleitung oben unter So führen Sie eine Stapelprüfung durch, um eine Liste mit Belegen zu erstellen.
- So zeigen Sie den Verlauf eines aufgelisteten Belegs und vorgenommene Prüfungen mit der Aktion Dokumentenüberprüfungen durchführen an:
- Wählen Sie den Beleg aus, dessen Prüfverlauf Sie anzeigen möchten.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Kontrollprotokolleinträge, um die Seite Anzeigen – Dokumentenkontrollprotokolleinträge zu öffnen.
- Klicken Sie auf Schließen, nachdem Sie die Prüfung durchgeführt haben, um zur Seite Dokumentenkontrollprotokoll zurückzukehren.
- So zeigen Sie alle weiteren Einträge zu einem Beleg in der Liste an:
- Wählen Sie den Beleg aus, für den Sie Einträge anzeigen möchten.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Posten finden, um die Seite zum Bearbeiten zu öffnen.
- Wählen Sie die Posten aus, die Sie anzeigen möchten, und navigieren Sie zurück zur Seite Dokumentenkontrollprotokoll, wenn Sie fertig sind.
- So öffnen Sie die Seite Zusammenfassung Belegprotokoll, auf die Sie sonst über die Dokumentenkarte des gebuchten Belegs zugreifen würden:
- Wählen Sie den Beleg aus, für das Sie die Zusammenfassung Belegprotokoll anzeigen möchten.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Zusammenfassung Belegprotokoll.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Schließen, um zur Seite Zusammenfassung Belegprotokoll zurückzukehren.
So filtern Sie die Liste und stimmen fehlgeschlagene Belege ab
Mit der Aktion Abstimmen können Sie bestätigen, dass Sie über eine fehlgeschlagene Prüfung informiert wurden und dieser nachgegangen sind. Wenn Sie ein fehlgeschlagenes Dokument abstimmen, wird es von allen zukünftigen Prüfungen ausgeschlossen und nicht mehr als fehlgeschlagen markiert (d. h. rot formatiert). Bei Bedarf können Sie mit derselben Aktion auch problemlos die Abstimmung eines abgestimmten Belegs aufheben.
Es ist außerdem möglich, die Liste so zu filtern, dass nur fehlgeschlagene Dokumente rot formatiert angezeigt werden, oder wieder zur Anzeige aller Dokumente zurückzukehren.
So stimmen Sie Dokumente ab oder heben die Abstimmung auf und/oder filtern die Liste so, dass nur fehlgeschlagene Dokumente angezeigt werden:
- Befolgen Sie die Anleitung oben unter So führen Sie eine Stapelprüfung durch, um eine Liste mit Belegen zu erstellen.
- Wählen Sie in der Liste der Belege das Beleg aus, das Sie abstimmen oder dessen Abstimmung Sie aufheben möchten.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Abstimmen.
- Um nur fehlgeschlagene Dokumente anzuzeigen, die rot formatiert sind, klicken Sie in der Aktionsleiste auf Fehlerhafte Zeilen anzeigen. Um alle Belege anzuzeigen, klicken Sie erneut darauf.