Grundlegende Konzepte in Document Capture

Die Arbeit mit Continia Document Capture ist im Allgemeinen recht einfach. Sie beinhaltet jedoch eine Reihe wesentlicher Konzepte, mit denen Sie sich vertraut machen sollten. Dieser Artikel erläutert diese Konzepte.

Was ist ein Beleg und wie wird er verarbeitet?

Ein Beleg ist ein gescanntes Papierdokument, eine PDF-Datei oder eine XML-Datei, die in Document Capture importiert wird. Dabei kann es sich um ein beliebiges Dokument handeln, beispielsweise eine Einkaufsrechnung, einen Verkaufsauftrag, einen Vertrag, ein Artikelzertifikat, einen Frachtbrief, eine Kundenabrechnung oder beliebige andere Dokumente.

Sobald ein Beleg in Document Capture importiert wurde, können Sie die darin enthaltenen Textinformationen erfassen und damit arbeiten. Die Informationen, die Sie erfassen müssen, hängen vom jeweiligen Belegtyp ab. Alle Belege werden, unabhängig vom Typ, am selben Ort verwaltet und verarbeitet – im Belegjournal.

Die Hauptfunktion des Belegjournals besteht darin, Ihnen die Arbeit mit importierten Belegen und die Erfassung der in diesen Belegen enthaltenen Textinformationen zu ermöglichen. Sobald die Informationen im Belegjournal erfasst wurden, müssen Sie den Beleg registrieren. Durch die Registrierung eines Belegs werden alle erfassten Informationen in eine echte Geschäftsentität in Microsoft Dynamics 365 Business Central umgewandelt. Wenn Sie beispielsweise eine Einkaufsrechnung von einem Kreditor registrieren, erstellen Sie eine Business Central-Einkaufsrechnung.

Der Prozess kann wie folgt beschrieben werden:

1. Der Beleg wird gescannt oder an Document Capture gesendet und mit OCR verarbeitet.
2. Der Beleg wird in das Belegjournal importiert.
3. Die Informationen werden erfasst.
4. Der Beleg wird registriert.
5. Eine Business Central-Einkaufsrechnung wird erstellt.

Belege in Document Capture importieren

Bevor Sie mit Belegen in Document Capture arbeiten können, müssen die Belege in das System importiert werden. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

• Per E-Mail – Sie können Belege importieren, indem Sie sie als PDF- oder XML-Dateien an eine E-Mail anhängen und diese E-Mail dann an eine spezielle E-Mail-Adresse senden, die von Document Capture überwacht wird. Für jede Belegkategorie in Document Capture gibt es eine E-Mail-Adresse. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre Belege an die richtige Adresse senden. Sie können die Belege, die Sie erhalten, entweder an die jeweilige E-Mail-Adresse weiterleiten oder die ursprünglichen Absender (meist Ihre Kreditoren) bitten, sie direkt an diese zu senden. Weitere Informationen finden Sie unter Belege importieren.
• Einen Netzwerkscanner verwenden – Die meisten Netzwerkscanner können so eingerichtet werden, dass sie Belege scannen und als PDF-Dateien an eine festgelegte E-Mail-Adresse senden. Sie können dann alle gescannten Dateien als PDF an die E-Mail-Adresse gesendet werden, die von Document Capture überwacht wird, wie oben beschrieben. Es ist keine zusätzliche Konfiguration erforderlich, da Document Capture alle eingehenden E-Mails und deren Anhänge automatisch einliest, wie im obigen Abschnitt beschrieben.
• Einen Desktopscanner verwenden – Document Capture kann mit einem Desktopscanner kommunizieren, der direkt an den PC jedes Endbenutzers angeschlossen ist, und den Scanvorgang direkt aus Business Central starten. Weitere Informationen zum Anschließen von Desktop-Scannern finden Sie unter Einen Desktopscanner anschließen. Weitere Informationen zu Scannern im Allgemeinen finden Sie unter Einen Desktopscanner verwenden.
• Über das Continia Delivery Network – Das Continia Delivery Network verbindet Sie mit dem globalen Peppol eDelivery Network und dem dänischen NemHandel-Netzwerk, das es Ihnen ermöglicht, eDokumente direkt in Business Central zu importieren. Weitere Informationen finden Sie unter Grundlegendes zum Continia Delivery Network.

Mit Belegen arbeiten

Sobald Ihre Belege in Document Capture importiert wurden, können Sie damit arbeiten. Alle Belege sind in Belegkategorien eingeteilt und die meisten von ihnen verwenden Belegvorlagen. Dabei handelt es sich um grundlegende Konzepte.

• Belegkategorien – Belegkategorien dienen als eine Art Container für alle Belege eines bestimmten Typs. Beispielsweise gehören alle Einkaufsrechnungen und Gutschriften zur Belegkategorie EINKAUF, während alle Verkaufsaufträge zur Kategorie VERKAUF gehören. Jede Belegkategorie enthält eine Reihe von Regeln und Konfigurationen, die definieren, wie Belege innerhalb dieser Kategorie verarbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Belegkategorien arbeiten).
• Vorlagen – Eine Vorlage ist eine Sammlung von Regeln und Konfigurationseinstellungen, die festlegen, wie Belege erfasst und verarbeitet werden sollen. Alle Vorlagen sind einer Belegkategorie zugeordnet, und jede Vorlage ist mit einem bestimmten Kreditor verknüpft. Vorlagen können auch mit anderen Entitäten als Kreditoren verknüpft werden, aber dieser Artikel konzentriert sich zur Veranschaulichung ausschließlich auf Kreditoren. In der Vorlage legen Sie fest, welche Informationen und welche Felder erfasst werden sollen, wenn Sie einen Beleg von einem bestimmten Kreditor erhalten. Da jeder Kreditor über eine eigene Vorlage verfügt, können Sie Vorlagen verwenden, um für jeden Kreditor unterschiedliche Informationen zu erfassen oder unterschiedliche Regeln und Konfigurationen anzuwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Überblick über Belege und Vorlagen.
• Belege – Belege sind die eigentlichen Entitäten, die in Document Capture verarbeitet und gespeichert werden, wie z. B. Einkaufsrechnungen und Gutschriften. Wenn Sie einen Beleg importieren, identifiziert Document Capture die Herkunft dieses Belegs (z. B. den Kreditor, der diesen gesendet hat) und verknüpft ihn mit der jeweiligen Vorlage, die dieser Herkunft zugeordnet ist. Sobald eine Herkunft identifiziert bzw. manuell zugewiesen wurde und die zugehörige Vorlage angewendet wurde, werden alle relevanten Informationen im Beleg automatisch erfasst, und der Beleg wird gemäß den Regeln und der Konfiguration der angewendeten Vorlage verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie unter Überblick über Belege und Vorlagen.
• Belegjournal – Im Belegjournal werden importierte Belege verarbeitet und die darin enthaltenen Textinformationen erfasst. Welche Informationen erfasst werden sollen, hängt von der Art des Belegs ab, mit dem Sie arbeiten, und Sie können die genauen Regeln in Vorlagen definieren. Durch die Erfassung können alle Belege registriert werden und so in Geschäftsentitäten in Business Central umgewandelt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Papier- und PDF-Belegen arbeiten.
• Dokumentenkarte – Der Unterschied zwischen dem Belegjournal und der Dokumentenkarte besteht darin, dass Sie mit der Dokumentenkarte Belegzeilen erfassen können, was im Belegjournal nicht möglich ist. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Papier- und PDF-Belegen arbeiten.

Einkaufsbelege abgleichen

Sie nutzen möglicherweise die Funktionalität von Business Central für Bestellungen und Reklamationen, je nach Ihren Anforderungen. Dann ist es wichtig, dass Einkaufsrechnungen und Gutschriften bei der Verarbeitung diesen Belegtypen zugeordnet werden. Document Capture wurde speziell dafür entwickelt, dies so effizient wie möglich auszuführen. Weitere Informationen finden Sie unter Überblick über Bestell- und Lieferabgleich.

Einkaufsbelege genehmigen

Die meisten Unternehmen bevorzugen es, ihre Einkaufsrechnungen und Gutschriften genehmigen zu lassen, bevor sie sie buchen und ihre Kreditoren bezahlen. Document Capture bietet einen optimierten Arbeitsablauf, der die Anforderungen der meisten Unternehmen erfüllt. Weitere Informationen finden Sie unter Überblick über Einkaufsgenehmigung.

Belegarchiv

Wenn ein Beleg importiert und verarbeitet wurde, wird dieser automatisch im Belegarchiv gespeichert. Hier können Sie beliebig lange auf alle verarbeiteten Belege zugreifen. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff auf das Belegarchiv.