Formeln verwenden

Dieser Artikel beschreibt die Verwendung des Formel-Felds in Continia Document Capture, sowohl in Kopfzeilen- als auch in Zeilenvorlagenfeldern.

Formeln ermöglichen es Ihnen, konstante Werte zuzuweisen oder Standardoperatoren wie +, -, * und / zu verwenden, um Werte zu verketten. Diese Werte werden dann als Ausgabe eines Vorlagenfelds angezeigt – vorausgesetzt, die Felder, aus denen die Werte stammen, haben den gleichen Datentyp, z. B. Zahl.

Wenn Sie beispielsweise die Initialen Ihrer Debitoren zu deren Rechnungsnummern hinzufügen möchten, können Sie ein Kopfzeilenfeld mit den Initialen des Debitors (Debitorinitialien) als festen Wert und ein weiteres Feld mit den kombinierten Werten der Felder Debitorinitialen und Rechnungsnr. erstellen. Das heißt, CUSTINIT+DOCNO.

Hier ist ein weiteres Beispiel. Falls einer Ihrer Kreditoren den Betrag inklusive Mehrwertsteuer nicht in seinen Rechnungen ausweist, können Sie die Formel AMOUNTEXCLVAT+VATAMOUNT im Feld Betrag inkl. MwSt. verwenden. Im Feld Betrag inkl. MwSt. wird dann die Summe der Werte in den Feldern Betrag exkl. MwSt. und MwSt.-Betrag angezeigt.

So erstellen Sie eine Formel

So erstellen Sie eine Formel in Document Capture:

1. Suchen Sie () nach Belegkategorien und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Klicken Sie auf den Code der entsprechenden Belegkategorie, zum Beispiel EINKAUF, um das Belegjournal zu öffnen.
3. Wählen Sie im Belegjournal den Beleg aus, dessen Vorlage Sie als Grundlage für eine Formel verwenden möchten.
4. Klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Feldes, für das Sie eine Formel erstellen möchten, z. B. Zeilenbuchungsbeschreibung.
5. Bearbeiten Sie auf der Vorlagenfeldkarte das Feld Formel auf dem Inforegister Allgemein. Zum Beispiel: DUEDATE + --- + DOCNO.

So verwenden Sie Formeln in booleschen Vorlagenfeldern

Wenn der Datentyp eines Vorlagenfelds auf Boolesch eingestellt ist, kann seine Formel nur die Werte Ja oder Nein verwenden.

So verwenden Sie Formeln in datumsbasierten Vorlagenfeldern

Wenn der Datentyp eines Vorlagenfelds auf Datum eingestellt ist, kann seine Formel auf andere datumsbasierte Felder verweisen und bei Bedarf über das Feld Datum berechnen (Datumsformel) geändert werden. Beispielsweise kann für das Feld Fälligkeitsdatum die Formel auf DOCDATE und für das Feld Datum berechnen (Datumsformel) auf 5T eingestellt werden. Daher wäre das Fälligkeitsdatum des Dokuments DOCDATE + 5D.

Es ist auch möglich, die Begriffe HEUTE (oder den Buchstaben H) und ARBEITSDATUM (oder den Buchstaben A) in datumsbasierten Formeln einzugeben. Dadurch wird bei der Felderkennung für alle Dokumente, die diese Vorlage verwenden, das aktuelle Datum bzw. das angegebene Arbeitsdatum in das Vorlagenfeld eingefügt.

Wenn Sie beispielsweise im Feld Formel des Vorlagenfelds Fälligkeitsdatum den Wert ARBEITSDATUM eingeben und das Arbeitsdatum der 31. Dezember 2029 ist, wird das Feld Fälligkeitsdatum auf 31.12.29 gesetzt.

So verwenden Sie Formeln in Lookup-basierten Vorlagenfeldern

Wenn der Datentyp eines Vorlagenfelds auf Lookup eingestellt ist, kann sich seine Formel auf einen bestimmten Wert beziehen – beispielsweise auf einen Genehmigungsablauf oder eine Dimension. Dieser Wert wird dann fest in die Vorlage einprogrammiert, auch wenn er in den zugehörigen Dokumenten nicht unbedingt angegeben ist.

So verwenden Sie Formeln in nummerbasierten Vorlagenfeldern

Wenn der Datentyp eines Vorlagenfelds auf Nummer festgelegt ist, kann seine Formel Folgendes enthalten:

• Andere Vorlagenfelder, deren Datentyp ebenfalls auf Nummer festgelegt ist
• Andere konstante numerische Werte
• Standardoperatoren

So verwenden Sie Formeln in textbasierten Vorlagenfeldern

Wenn der Datentyp eines Vorlagenfelds auf Text eingestellt ist, kann seine Formel alle Vorlagenfelder einbeziehen – unabhängig von deren Datentyp.

Feste Buchstaben, Textteile und Zahlen können direkt in Formeln eingefügt werden. Um beispielsweise denselben Käufercode als Wert des Feldes Einkäufer/Verkäufer in einer bestimmten Vorlage zu verwenden, geben Sie dessen Code im zugehörigen Feld Formel ein.

Szenario

Ester möchte ein Dimensionsfeld verwenden, um einen Genehmigungsablauf festzulegen.

Zuerst fügt Ester die Kopffelder Genehmigungsablauf und Abteilung zur gewünschten Vorlage hinzu. Anschließend öffnet sie die Vorlagenfeldkarte - Genehmigungsablauf und legt auf dem Inforegister Allgemein den Wert des Feldes Formel auf Abteilung fest.

Allerdings haben Esters Genehmigungsablaufcodes nicht die gleichen Werte wie die ihrer Abteilungen. Um dieses Problem zu lösen, fügt Ester die folgenden Übersetzungen auf dem Inforegister Feldübersetzungen der Vorlagenfeldkarte – Genehmigungsablauf hinzu:

• Marketing – Rebecca
• Vertrieb – Gary
• Einkauf – Jonathan

Esters Genehmigungsprozess basiert nun dynamisch auf der Auswahl im Feld Abteilung – und der richtige Genehmiger wird im Feld Genehmigungsprozess immer automatisch ausgewählt.