Secure Archive
| Funktion | Öffentliche Vorschau | Allgemeine Verfügbarkeit Online |
|---|---|---|
| Secure Archive | - |  Okt. 2023 |
Vorteile
Secure Archive ist eine Lösung für die sichere Speicherung digitaler Dokumente, die weltweit immer mehr an Bedeutung zunimmt und die relevanten gesetzlichen Anforderungen erfüllt. In diesem Archiv werden Ihre elektronischen Dokumente für die Buchhaltung in ihrer ursprünglichen Form sicher aufbewahrt und alle Dokumentenaktivitäten jederzeit protokolliert. Sie können sich so darauf verlassen, dass die Originalität, Rückverfolgbarkeit und Compliance der Dokumente in Ihrem Unternehmen gesichert sind.
Details zur Funktion
Secure Archive bewahrt und gewährleistet die Integrität der eingehenden digitalen Dokumente, die Ihr Unternehmen für die Buchhaltung verwendet. Mit Secure Archive können alle digitalen Belege, die Ihr Unternehmen für Buchhaltungszwecke verwendet und die mit Document Capture und/oder Expense Management verarbeitet werden, in ihrer ursprünglichen Form gesichert und aufbewahrt werden, sodass sie nicht versehentlich gelöscht oder auf unerwünschte Weise verändert werden können. Während des gesamten Prozesses unterliegt Secure Archive den geltenden gesetzlichen Anforderungen.
Jedes in Secure Archive gespeicherte Dokument kann für die Dauer des angegebenen Archivierungszeitraums vollständig nachverfolgt werden. Secure Archive speichert Einkaufsbelege, die von Document Capture und/oder Expense Management verarbeitet wurden und die schließlich gebucht und für die Buchhaltung verwendet werden. Dieses Maß an Rückverfolgbarkeit kann unter anderem bei Audits, Compliance-Prüfungen und Finanzbewertungen nützlich sein.
Secure Archive verfügt außerdem über eine integrierte Protokollierungsfunktion, die automatisch jeden Schritt bei der Verarbeitung Ihrer Finanzdokumente aufzeichnet, vom Eingang bis zur Buchung. Dies gewährleistet Transparenz und Verantwortlichkeit in Bezug auf Ihre Finanzprozesse und erleichtert es, den Verlauf und den Status aller Dokumente nachzuverfolgen. Wenn Sie nur an der Protokollierungsfunktion interessiert sind, können Sie diese problemlos als eigenständige Funktion unabhängig von Secure Archive aktivieren.
Mit Secure Archive haben Document Capture und Expense Management in Deutschland die Zertifizierung als revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem („AC-DMS ready“) erhalten.
Informationen zum Einrichten von Secure Archive und/oder der Protokollierungsfunktion finden Sie unter Secure Archive einrichten.