eDocuments-Debitorflows

• 04/07/2025
• 10 Minuten Lesedauer

Dieser Artikel beschreibt die Aktionen, die Sie als Debitor in den Continia eDocuments-Flows ausführen müssen. Diese Aktionen sind Teile verschiedener Flows, wie unten beschrieben.

Informationen zu den entsprechenden Kreditorflows finden Sie unter eDocuments-Kreditorflows.

Bestellung

So senden Sie eine Bestellung

So erstellen und senden Sie eine Einkaufsbestellung:

1. Erstellen Sie eine Bestellung, wie unter Eine Einkaufsrechnung erstellen und buchen (Microsoft-Artikel) beschrieben. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf der Seite Einkaufsbestellungen auf Neu, um die Seite Einkaufsbestellung zu öffnen, und geben Sie dann die erforderlichen Details wie beschrieben ein.
2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Drucken/Senden > Senden, um das Dialogfeld Beleg senden an zu öffnen.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Elektronischer Beleg die Option Über Continia Delivery Network aus. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK und dann erneut auf OK, um zur Seite Einkaufsbestellung zurückzukehren.
4. Aktivieren Sie im Inforegister Allgemein das Feld eDokumentenstatus:
   • Gesendet – die Bestellung wurde an den Kreditor gesendet.
   • In Bearbeitung – die Bestellung wurde an das Netzwerk gesendet, es liegt jedoch keine Empfangs- oder Fehlerbestätigung vor.
   • Fehlgeschlagen – das Senden der Bestellung ist aufgrund eines Netzwerkproblems fehlgeschlagen.
   • Ungültig – klicken Sie auf diese Option, um die Seite eBestellungsdokumente zu öffnen, und gehen Sie dann wie folgt vor:
     1. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Validierungsprotokoll, um die Seite eValidierungsprotokoll zu öffnen, auf der Validierungsfehler aufgelistet sind.
     2. Beachten Sie die detaillierte Fehlermeldung, schließen Sie das Protokoll, um zur Seite eBestellungsdokument zurückzukehren, und beheben Sie dann die aufgeführten Validierungsfehler.
     3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie in der Aktionsleiste auf Erneut senden, um die überarbeitete Bestellung an den Lieferanten zu senden.

Die Bestellung wurde anschließend an den Kreditor gesendet, der sie wie unter So importieren und registrieren Sie einen Verkaufsauftrag beschrieben verarbeiten kann.

So registrieren Sie eine Bestellantwort

So importieren und registrieren Sie die Bestellantwort eines Kreditors:

1. Gehen Sie im Rollencenter unter Continia Document Capture Aktivitäten zu Aktionen und klicken Sie auf Dateien importieren.
2. Die Bestellantwort kann jetzt registriert werden und ist im Stapel Bereit zur Registrierung verfügbar. Klicken Sie auf diesen, um das Belegjournal zu öffnen.
3. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Dokument > Dokumentenkarte, um die Dokumentenkarte zu öffnen.
4. Wenn der Kreditor Änderungen an Zeilen vorgenommen hat, werden diese im Inforegister Zeilen angezeigt.

   Hinweis

   Hier werden nur die tatsächlichen Änderungen angezeigt; weitere Zeilendetails bezüglich Menge, Preis, Maßeinheit und ähnlichem sind nicht sichtbar.> Um den vollständigen Kontext der Zeilenänderungen (vorher und nachher) zu sehen, wählen Sie in der Aktionsleiste Vorschau Bestelländerungen aus, um die Seite Vorschau Bestelländerungen zu öffnen. Um den vollständigen Kontext der Zeilenänderungen (vorher und nachher) zu sehen, klicken Sie in der Aktionsleiste auf Vorschau Bestelländerungen, um die Seite Vorschau Bestelländerungen zu öffnen.

5. Der Abschnitt Bestellzeilen bietet eine Übersicht über die ursprünglichen Positionen und ihre Details, während der Abschnitt Geänderte Zeilen die Zeilen so auflistet, wie sie nach der Änderung durch den Kreditor aussehen. Überprüfen Sie die Änderungen und schließen Sie dann die Seite, um zur Dokumentenkarte zurückzukehren.
6. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Start > Registrieren, um die neue Bestellantwort zu registrieren.

Die Bestellantwort wird registriert und die Bestellung automatisch geöffnet und mit den Änderungen aus der Bestellbestätigung aktualisiert.

So ändern Sie eine bestätigte Einkaufsbestellung

So ändern Sie eine vom Kreditor bestätigte Bestellung, nachdem Sie die Bestellantwort registriert haben:

1. Nehmen Sie auf der Seite Bestellung die erforderlichen Änderungen an der Bestellung vor.
2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Aktionen > eDokumente > Aktualisieren.

So bestätigen Sie eine geänderte Bestellung

So bestätigen Sie eine vom Kreditor geänderte Bestellung, nachdem Sie die Bestellantwort registriert haben:

• Klicken Sie auf der Seite Bestellung in der Aktionsleiste auf Aktionen > eDokumente > Änderungen bestätigen.

So stornieren Sie eine geänderte Bestellung

So stornieren Sie eine vom Kreditor geänderte Bestellung, nachdem Sie die Bestellantwort registriert haben:

1. Klicken Sie auf der Seite Bestellung in der Aktionsleiste auf Aktionen > eDokumente > Stornieren.
2. Die Seite eBestellungsdokument wird geöffnet. Geben Sie auf dem Inforegister Allgemein im Feld Stornierungshinweis einen Grund ein.
3. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Senden.

Abrechnung

So empfangen Sie eine Rechnung und senden eine Rechnungsantwort

Als Debitor können Sie eine Einkaufsrechnung importieren und eine Rechnungsantwort zurücksenden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Gehen Sie im Rollencenter unter Continia Document Capture Aktivitäten zu Aktionen und klicken Sie auf Dateien importieren.

2. Die Einkaufsrechnung steht anschließend im Stapel Bereit zur Registrierung zur Verfügung. Klicken Sie auf diesen Stapel, um das Belegjournal zu öffnen.

3. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Dokument.

   1. Optional: Um alle verfügbaren Informationen zur Einkaufsrechnung anzuzeigen, klicken Sie auf eDokumentkarte, um die Seite eBestellungsdokument zu öffnen. Schließen Sie die Seite, um zum Belegjournal zurückzukehren, wenn Sie fertig sind.
   2. Wenn die Einkaufsrechnung Rechnungszeilen enthält und Sie zum Beispiel Übersetzungen einrichten müssen, wählen Sie Dokumentenkarte aus, um die Dokumentenkarte zu öffnen.

4. Auf der Dokumentenkarte können Sie die üblichen Funktionen von Document Capture ausführen, wie zum Beispiel den Belegabgleich. Um den Abgleich durchzuführen, wählen Sie Start > Zeilen abgleichen. Nehmen Sie alle erforderlichen Anpassungen vor, um den Abgleichvorgang abzuschließen.

5. Wenn Sie mit der Einkaufsrechnung fertig sind und keine Warnungen angezeigt werden, klicken Sie in der Aktionsleiste auf Registrieren, um die Einkaufsrechnung zu registrieren.

6. Die Seite Einkaufsrechnung wird geöffnet. Von hier aus können Sie dem Kreditor manuell mitteilen, dass Sie die Rechnung angenommen, abgelehnt oder bezahlt haben, dass Sie sie bearbeiten oder Fragen haben.

   1. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Rechnung > Elektronische Bestätigung senden.
   2. Klicken Sie im sich öffnenden Dialogfeld auf die entsprechende Option, z. B. Akzeptiert, und klicken Sie anschließend auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
   3. Die Seite eAbrechnungsantwort wird geöffnet. Wählen Sie auf der Inforegisterkarte Antwort unter Antwortcode bei Bedarf einen Antwortcode aus.
   4. Wählen Sie auf der Inforegisterkarte Grund einen Ursachencode aus und geben Sie ggf. Ihre Kommentare für den Kreditor ein. In manchen Fällen wird das Dokument erst versendet, wenn Sie hier einen Kommentar eingeben.
   5. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Senden, um Ihre Antwort an den Kreditor zu senden.

   So antworten Sie automatisch über eDocuments

   Anstatt auf jede Bestellung oder Rechnung manuell zu antworten, können Sie Continia eDocuments so konfigurieren, dass basierend auf einer Aktion automatisch eine Antwort gesendet wird. Beachten Sie, dass nicht alle Antworten automatisierbar sind.

   So konfigurieren Sie Ihre automatischen eDocuments-Antworten:

   1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Continia eDokument Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
   2. Konfigurieren Sie auf dem Inforegister eDokument Antwort unter eAbrechnungsantwort die folgenden Einstellungen:
   • Senden in Bearbeitung – wählen Sie diese Option, wann Sie benachrichtigt werden möchten, wenn die Rechnung sich in Bearbeitung befindet. Beispielsweise bei der Freigabe des Dokuments.
   • Akzeptiert senden – wählen Sie diese Option, wann Sie benachrichtigt werden möchten, dass die Rechnung akzeptiert wurde. Beispielsweise bei Import des Dokuments.
   • Abgelehnt senden – wählen Sie diese Option, wann Sie benachrichtigt werden möchten, dass die Rechnung abgelehnt wurde.

Informationen zum Thema

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