Suchregeln einrichten

Beim Import eines Kontoauszugs versucht das System, Transaktionen zu identifizieren und sie den richtigen Konten zuzuordnen. Kann das System ein Konto nicht automatisch ermitteln, können Sie Suchregeln definieren, um Transaktionen anhand bestimmter Textkriterien zu erkennen. Suchregeln sind besonders nützlich für wiederkehrende Posten wie Zinsen, Bankgebühren oder Standardzahlungen.

Eine Suchregel hinzufügen

So richten Sie Suchregeln ein:

1. Suchen Sie () nach Suchregeln und wählen Sie den entsprechenden Link aus. Alternativ können Sie auf der Seite Bankkontoabstimmung oder Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt die Kontoauszugszeile auswählen, die eine Suchregel benötigt, und in der Aktionsleiste Regeln > Suchregel hinzufügen auswählen. Wenn bereits eine Suchregel mit demselben Suchtext vorhanden ist, öffnet das System die vorhandene Regel.
2. Navigieren Sie auf der Seite Suchregeln zur Aktionsleiste und wählen Sie Neu aus, um eine neue Abstimmungsregel zu erstellen.
3. Geben Sie im Feld Suchtext den Text an, nach dem gesucht werden soll, wenn die Abstimmungsregel auf die Bankkonto-Abstimmungszeilen angewendet wird, um eine Übereinstimmung zu ermitteln. Wenn Sie zur Identifizierung eines Kontos mehrere Suchtexte verwenden möchten, wählen Sie in der Aktionsleiste Zusätzliche Suchtexte hinzufügen aus.
4. Im Feld Verwendungsart können Sie entscheiden, wie die Suchregel angewendet werden soll. Die Optionen sind:
   • Immer – Wählen Sie diese Option, wenn die Regel angewendet werden soll, unabhängig davon, ob Zahlungsausgleichsvorschläge vorhanden sind oder nicht.
   • Mit Vorschlag – Wenn die Regel nur angewendet werden soll, wenn Zahlungsausgleichsvorschläge vorliegen.
   • Ohne Vorschlag – Wählen Sie diese Option, wenn die Regel nur angewendet werden soll, wenn keine Zahlungsausgleichsvorschläge vorliegen.
5. Im Feld Suchfeld-Vorlage können Sie angeben, wo das System nach dem Text suchen soll. Sie können mehrere Felder in Ihre Suche einbeziehen. Wenn der Text mit einem beliebigen Feld in der Vorlage übereinstimmt, wird die Regel auf Kontoauszugszeilen oder Buchungszeilen für die Zahlungsabstimmung angewendet. Standardmäßig sind die gängigsten Suchfeldvorlagen verfügbar. Um eine neue Vorlage zu erstellen, wählen Sie die drei Punkte aus, um die Seite Suchfeld-Vorlagen zu öffnen, und wählen Sie dann Neu. Geben Sie einen Vorlagencode und eine Vorlagenbeschreibung ein und definieren Sie den Feldauswahltext in diesem Format: <Table|Field>. Um beispielsweise im Feld „Stadt“ nach Text zu suchen, verwenden Sie <Bank Acc. Reconciliation Line|Related-Party City>.
6. Geben Sie im Feld Suchmethode an, wie die Suche bei der Suche nach dem angegebenen Suchtext durchgeführt werden soll. Die Optionen sind:
   • Genau gibt an, dass der Suchtext mit allen Feldern der Abstimmungszeilen übereinstimmen muss, damit die Regel erfüllt ist.
   • Von links gibt an, dass der Suchtext mit dem ersten Teil der Felder der Abstimmungszeilenfelder (Details) übereinstimmen muss, damit die Regel erfüllt wird.
   • Von rechts gibt an, dass der Suchtext mit dem letzten Teil der Felder der Abstimmungszeilenfelder (Details) übereinstimmen muss, damit die Regel erfüllt wird.
   • Enthält gibt an, dass der Suchtext nur irgendwo in den Feldern der Abstimmungszeile (Detail) erscheinen muss, damit die Regel erfüllt wird.
7. Die Felder Suchtext, Suchfeld-Vorlage, Kontoart und Kontonr. sind Pflichtfelder. Wenn beim Erstellen einer Suchregel eines dieser Felder fehlt, wird auf der Seite Bankkontoabstimmung und der Seite Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt eine Benachrichtigung angezeigt.
8. Wenn Sie das Feld Kontoart ignorieren aktivieren, kann die Regel eine Bankabstimmungszeile auch dann abgleichen, wenn sich der Kontotyp der Zeile vom Kontotyp der Regel unterscheidet. Dies ist in Szenarien nützlich, in denen Benutzer möchten, dass die Regel allein auf der Grundlage des Suchtextes angewendet wird, unabhängig von dem Kontotyp, der ursprünglich durch eine Banktransaktionscoderegel vorgeschlagen wurde. Verwenden Sie Mehr anzeigen, falls dieses Feld nicht sichtbar ist.

So deaktivieren Sie eine Suchregel:

• Gehen Sie zur Seite mit den Suchregeln und aktivieren Sie die Option Deaktivieren auf dem Inforegister Allgemein.

Zusätzliche Einrichtung

Auf der Seite Banking Import Einrichtung können Sie eine Standard-Suchfeldvorlage definieren, die während der Abstimmung verwendet wird.

Beim Erstellen einer Regel:

1. Geben Sie im Feld Kontoart an, ob dem Sachkonto ein Debitor, Kreditor oder Mitarbeiter zugewiesen werden soll.
2. Geben Sie im Feld Kontonr. das Gegenkonto an, auf das die Buchung angewendet wird.
3. Verwenden Sie die Felder im Inforegister Regelfilter, um Bedingungen zu definieren, unter denen eine Regel angewendet werden soll. Es gelten die folgenden Felder:
   • Wählen Sie für den Betragsfilter > Nur negativ aus, um die Suchregel ausschließlich auf Zeilen mit negativen Beträgen anzuwenden, oder Nur positiv für Zeilen mit positiven Beträgen. Wählen Sie Alle aus, um die Regel auf jede Zeile anzuwenden, unabhängig vom Betrag.
   • Verwenden Sie den Auszugsart Filter, wenn Sie ermitteln möchten, von welchem Typ die Bankkontoabstimmung stammt.
   • Geben Sie im Feld Bank Code an, ob die Suchregel auf eine bestimmte Bank angewendet werden soll. Bei der Auswahl einer bestimmten Bank bezieht sich die Suchregel ausschließlich auf die mit dem angegebenen Bankkonto verknüpften Kontoauszugszeilen oder Zahlungsabstimmungsbuch.-Blattzeilen.
   • Geben Sie im Feld Bankkonto an, ob die Suchregel auf eine bestimmte Bank angewendet werden soll. Wenn kein Konto angegeben ist, gilt die Regel für alle Bankkonten.
4. Die Felder im Inforegister Buchung helfen Ihnen beim Buchen der Zeilen. Sie können beispielsweise eine Vorlage für die Buchungsbeschreibung hinzufügen und die zu verwendende MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe zuweisen.